Учет товародвижения и денежных средств в Excel или 1С

            Вы руководитель магазина или торговой компании, с растущими оборотами товаров и денежных средств. Возможно у Вас несколько небольших магазинов или торговых точек или Вы осуществляете оптовые поставки товара.

Компания растет и у Вас возникает потребность контролировать товародвижение и учет денежных средств.

Так же Вы хотели бы получать следующую информацию:

• аналитику продаж за периоды;
• остатки по складу или нескольким складам;
• за кем зарезервирован товар;
• размещенные заказы поставщику;
• планы оплат поставщику;
• вести базу контрагентов
• контролировать оплаченные счета;
• прибыль по компании.

.

Какие же плюсы от использования Excel в учете товаров и денежных средств?

• Бесплатное программное обеспечение, если используется Open Office;
• Быстрота запуска (быстрое заполнение справочников);
• Только Вы определяете, какие данные Вам необходимы для учета;
• Нет сложностей в обучении, большинство сотрудников умеют на элементарном уровне пользоваться.

Вы используете Excel уже некоторое время, и у Вас возникают следующие сложности:

• Одновременно нет возможности редактировать базу нескольким сотрудникам;
• Фактические остатки товара складе? не соответствуют данным в Excel;
• Не известно, кто исправил данные в остатках по складу;
• Не известно, когда поступил товар, когда он был списан;
• В компании ведется несколько таблиц, данные из которых надо объединять в одной таблице;
• Вы тратите массу  времени на учет денежных средств в Excel;
• Печатные формы накладных, счетов фактур заполняются полностью «в ручную»;
• Вы ведете базу данных по клиентам, но взаиморасчеты Вам нужно высчитывать дополнительно;
• Менеджер при увольнении скопировал всю базу контактов.

Так когда и как лучше использовать Exсel?

• В компаниях, где численность сотрудников 1-3 человека;
• У Вас очень ограниченные потребности в учете;
• Вам необходимо посчитать только количество товара на 1-3 складах;
• Количество товара не превышает 100 единиц;
• Вы не выписываете отгрузочных документов по установленным образцам;
• Не ведете точного финансового учета и взаиморасчетов с поставщиками.

Для этих целей Excel идеален, в нем Вы так же можете вести учет по тем технологиям, которые Вам больше нравятся и понятны Вам. Т.е Вы организуете работу для себя по своей уникальной технологии. Это удобно и финансово не затратно.

Ситуация меняется, когда в компании появляется несколько человек, у Вас возникают сложности, которые были описаны ранее.

Какой выбор у Вас есть?

Во первых, можно продолжать использовать Excel до определенного момента, но Вам важно контролировать трудозатраты сотрудников на подготовку отчетов, например отчет по взаиморасчетам с поставщиками может готовиться сотрудниками от 30 минут, до нескольких часов.

Что лучше, когда Ваши сотрудники занимаются работой или выполняют роли низко квалифицированных специалистов? За рабочее время платит руководитель компании из прибыли. Поэтому важно отследить баланс трудозатрат на выполнение тех или иных действий.

Так же считается, что 1С – это специализированная бухгалтерская программа. Она сложна и понятна только бухгалтерам. Хотя корни многих программных продуктов 1С действительно лежат в области бухгалтерского учета, тем не менее,  компания 1С давно разработала программы для решения задач учета в торговых компаниях, которые не имеют прямого отношения к бухгалтерскому учету, даже скажу больше, эти программы были разработаны специально для удовлетворения потребности руководителей и персонала торговых компаний. А что же бухгалтер?

Основная задача бухгалтера – готовить отчетность в налоговые органы, и у него для этого есть своя 1С – 1С: Бухгалтерия.

Итак, для работы в торговой компании существует специальная программа 1С: Управление торговлей.

Многие скажут, что уходит очень много времени на ее освоение. По опыту скажу, что от момента установки, до момента начала эксплуатации проходит 8-10 часов обучения персонала.

Конечно, Вы не сможете быстро освоить все тонкости. Тем не менее, даже использование 20% функциональных возможностей программы, даст колоссальный прирост производительности в компании.

Так в чем же основной секрет 1C: Управление торговлей?

Все дело в том, что все что Вы придумываете в Excel для учета товародвижения и движения денежных средст, уже давно придумано в 1С. Как говорится не надо изобретать велосипед. А на все придумки уходит огромное количество Вашего времени, соответственно средств.

Основа учетной системы 1С – это следующие данные:

Основной плюс системы 1С: Управление Торговлей, что однажды введенные данные, сохраняются на все время, имеют уникальность и взаимосвязаны между собой, т.е. платежи привязываются к контрагенту, документы отгрузки к товару и контрагенту и т.д. Соответственно, Вам не придется одни и те же данные вводить по нескольку раза. Этим и отличается учет в 1С от Exсel.

В связи с такой организацией данных, из системы 1С можно быстро получать разнообразные отчеты, скорость формирования отчетов измеряется секундами.

И немного о стоимости владения программой 1С: Управление торговлей. Стоимость владения зависит от стоимости приобретения и обновлений. Приобретается сама программа 1С: Управление торговлей и дополнительные лицензии на рабочие места.

Стоимость владения – это обновления программы. Обновления программы делятся на критичные (новые формы накладных, счетов фактур) и не критичные. Критичные обновления выходят обычно 1 раз в год. Не критичные выходят ежемесячно. Обновляют обычно критичные обновления. Типовое обновление занимает 15-30 минут работы специалиста 1 раз в год.

Так же у Вас есть возможность доработать 1С под свои специфические задачи, но это тема отдельной статьи. И в основном это требуется компаниям с устоявшимися четкими процессами, большими объемами документов, которые максимально хотят сэкономить рабочее время сотрудников.

Прайс лист на услуги

Прайс лист на 1С: Управление торговлей